Job Description หรือ ใบกำหนดหน้าที่งาน , ใบพรรณนางาน เป็น เอกสารที่บ่งบอก หรือ แสดงให้เห็นว่างานในตำแหน่งงานนั้นๆ ต้องทำอะไรบ้าง งานนั้นสำคัญต่อองค์กรอย่างไร มีความสัมพันธ์กับหน่วยงานหรือตำแหน่งงานอื่นๆ อย่างไร และคนที่ทำงานในตำแหน่งงานนั้นจะต้องมีคุณสมบัติอย่างไร
ในการจัดทำ Job Description โดยทั่วไปจะประกอบด้วยหัวข้อ สำคัญดังต่อไปนี้
- ชื่อตำแหน่ง (Job title) : ตำแหน่งงานที่ทำ
- ขึ้นตรงต่อใคร (Report to) : ผู้บังคับบัญชาโดยตรงตามสายงาน(โครงสร้าง)
- ต้องกำกับ ดูแล ใครบ้าง(Responsible for) : ผู้ใต้บังคับบัญชา ตามสายงาน(โครงสร้าง)
- ขอบข่ายงาน (Scope of the job) : ลักษณะงานในตำแหน่งโดยสรุป หรืออาจเรียกว่าวัตถุประสงค์ของตำแหน่งงานนั้น
- หัวข้องาน : (Job content) : งานต่างๆในแต่ละด้าน ไม่ว่าจะแบ่งตามภารกิจหลักของฝ่ายหรือเขียนเป็นรายละเอียด เป็นข้อๆ ตามหน้าที่หลักของตำแหน่ง ที่สำคัญองค์กร ส่วนใหญ่ จะผนวกคำว่า “และอื่นๆตามที่ได้รับมอบหมาย” เพื่อให้นายจ้างหรือผู้บังคับบัญชาแก้ไขหัวข้อหลักได้ง่ายขึ้น
การเปลี่ยนแปลงแก้ไข Job Description ปกติ จะมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเป็นครั้งคราว ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร รวมถึงคนทำงานที่เกี่ยวข้อง เช่น บริษัท ปรับโครงสร้างองค์กร หรือ การปรับเปลี่ยนงานภายในฝ่าย/แผนก เป็นต้น จึงไม่ใช่ของที่ทำครั้งแรกและครั้งเดียวและใช้ได้ตลอดไป
เพราะฉะนั้น ดิฉันจึงมีความคิดเห็นที่ว่า องค์กรควรจัดทำ Job Description เพราะประโยชน์ของการทำ Job Description มีดังนี้
1. ทำให้ทราบถึงตำแหน่งงานนั้นมีความรับผิดชอบหลักอะไรบ้าง
2. ในตำแหน่งงานนั้นมีกิจกรรมหลัก หรือ หน้าที่หลัก อะไรบ้าง
3. องค์กรมีความคาดหวังอะไรจากความรับผิดชอบหลักของตำแหน่งงานนั้น ในแต่ละด้าน
4. ตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งจะอยู่ตรงไหนของโครงสร้างองค์กร
5. ระดับความรับผิดชอบต่อองค์กรมีมากน้อยเพียงใด
6. ความท้าทายของงานตำแหน่งนี้คืออะไร
7. บุคคลที่มีคุณสมบัติแบบไหนจึงจะสามารถทำงานในตำแหน่งงานนี้ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น