What did I really on 14 January 2012

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)

           การวิเคราะห์งาน เป็นปัจจัยที่สำคัญ ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และเป็นเครื่องมือที่จำเป็น ที่สามารถนำไปใช้ในกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ในด้านการรวบรวมข้อมูล เกี่ยวกับรายละเอียดของงานแต่ละตำแหน่งว่า มีลักษณะอย่างไร มีหน้าที่ความรับผิดชอบ อะไรบ้าง จะต้องอาศัยประสบการณ์ ความรู้อะไร ลักษณะอุปกรณ์เครื่องใช้ในการทำงานเป็นอย่างไร จากข้อมูลที่ได้รับการวิเคราะห์งาน สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ

-  ความหมายการวิเคราะห์งาน (Job Analysis)

              การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) หมายถึง กระบวนการในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน ทั้งในแง่ของลักษณะงาน หน้าที่ ความรับผิดชอบ ชนิดของบุคคล ความรู้ ความสามารถ และทักษะที่ต้องการสำหรับงานเพื่อให้การปฏิบัติงานนั้นๆ บรรลุตามวัตถุประสงค์ โดยจะออกมาในรูปของการบรรยายลักษณะงาน job descriptions และการกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน job specifications

-  ความสำคัญของการวิเคราะห์งาน

                * การวิเคราะห์งานเป็นหน้าที่พื้นฐานสำหรับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับนำไปใช้ในกระบวนการบริหารและการแก้ปัญหางาน พนักงานแต่ละคนจะต้องทราบว่าหน่วยงานที่ตนสังกัดมีภารกิจและขอบเขตอย่างไร จะต้องทราบว่าตนเองมีหน้าที่การงานอย่างไร เพื่อปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับภารกิจของหน่วยงาน
                * การวิเคราะห์งานทำให้ผู้ดำรงตำแหน่งและผู้บังคับบัญชารู้ชัดในหน้าที่ที่มอบหมายให้ทำ เป็นเครื่องมือช่วยในการควบคุมงานให้บรรลุผลสำเร็จและช่วยประสานงานให้ดำเนินไปได้ด้วยดี

-  เหตุผลที่ทำงานวิเคราะห์งานสรุปได้ 4 ประการ

              * เมื่อมีการจัดรูปแบบงานหรือจัดองค์กรขึ้นมาใหม่ งานจึงมีความสำคัญเป็นเครื่องมือสำหรับแบ่งแยกและมอบหมายความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ งานจะเป็นเครื่องมือในการกำหนดกรอบสำหรับการพิจารณาคัดเลือกคนงาน การประเมินผลงานและการกำหนดอัตราจ่ายค่าตอบแทน
               *  การขยายธุรกิจขององค์กร เมื่อองค์กรขยายตัว ความต้องการกำลังคนก็เพิ่มมากขึ้นการ
กำหนดภาระหน้าที่ให้เหมาะสมกับงานก็ต้องเปลี่ยนแลงไปด้วย
               * เมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่มากขึ้น ขอบเขตความรับผิดชอบกว้างขวางสลับซับซ้อน อาจสามารถจำแนกกลุ่มลักษณะงานที่แตกต่างกันออกไปเป็นสายงานต่างๆได้มากมาย
               * เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงลักษณะที่สำคัญของงานอันเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี กระบวนการทำงานต้องมีการวิเคราะห์ใหม่เพื่อจัดรูปแบบงานใหม่ให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อม

-   กระบวนการในการวิเคราะห์มีดังนี้

               *. การระบุขอบเขตงาน (Job identification) ต้องทำก่อนที่จะรวบรวมสารสนเทศของการวิเคราะห์งาน การระบุขอบเขตงานนี้จะทำได้ง่ายสำหรับองค์การขนาดเล็ก เพราะมีงานไม่มากนัก แต่จะประสบความยุ่งยากมากสำหรับองค์การขนาดใหญ่
                *  การสร้างแบบสอบถาม (Questionnaire development)ในการศึกษางาน จะต้องดำเนินการ

จัดทำรายการ หรือแบบสอบถามซึ่งเรียกกันว่า ตารางการวิเคราะห์งาน(job analysis schedules)ในแบบสอบถามนี้จะใช้ศึกษารวบรวมสารสนเทศของานที่มีมาตรฐานเดียวกัน แสดงให้เห็นถึงหน้าที่ ความรับผิดชอบ ความสามารถของบุคคล และมาตรฐานการปฏิบัติงาน ควรใช้แบบสอบถามชนิดเดียวกันศึกษางานประเภทเดียวกัน
                 *  การรวบรวมสารสนเทศจากการวิเคราะห์งาน(Colect job analysis information) การรวบรวมข้อมูลต่างๆ อาจทำได้หลายวิธี เช่น การสัมภาษณ์ การสอบถามผู้เชี่ยวชาญ การส่งแบบสอบถามไปทางไปรษณีย์ การพิจารณาบันทึกประจำวันในการปฏิบัติงานของคนงานและการสังเกต 

-   ขั้นต่างๆ ของการวิเคราะห์งาน ( The Steps in Job Analysis ) 

                ขั้นที่ 1 ขั้นการบริหาร เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเตรียมการและกำหนดว่าจะทำการวิเคราะห์อะไร และวิเคราะห์ทำไม โดยมีเรื่องที่เกี่ยวข้องคือ การกำหนดวัตถุประสงค์ในการใช้ผลของการวิเคราะห์งาน,การเลือกงานที่จะทำการวิเคราะห์,การกำหนดประเภทและขอบเขตของข้อมูลในการเก็บรวบรวม สุดท้ายคือ การกำหนดความรับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรม
                 ขั้นที่ 2 ขั้นการออกแบบ ในขั้นนี้เป็นการกำหนดวิธีการว่าทำอย่างไรจึงจะได้ข้อมูลตามที่ต้องการ กิจกรรมที่เกี่ยวข้องคือ การเลือกแหล่งและตัวแทนข้อมูล,การเลือกวิธีหรือระบบในการวิเคราะห์งาน และการเลือกเทคนิคในการวิเคราะห์ข้อมูล การพิจารณาเลือกตำแหน่งตัวอย่างที่จะใช้วิเคราะห์ วิธีการที่ง่ายก็คือ การเลือกวิเคราะห์ เฉพาะตำแหน่งงานที่เป็น "ตัวแทน" ของแต่ละกลุ่มตำแหน่ง ซึ่งก็จะให้ผลนำมาใช้การได้และรวดเร็วขึ้น โดยที่ไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์จนทั่วทุกตำแหน่ง
                  ขั้นที่ 3 การเก็บรวบรวมข้อมูลจากการวิเคราะห์งาน ในขั้นนี้การใช้เทคนิคในการวิเคราะห์อาจเป็นวิธีหนึ่งหรือหลายวิธีการาต่างๆ ต่อไปนี้ เช่น โดยวิธีการสัมภาษณ์ การใช้แบบสอบถาม เป็นต้น
                  ขั้นที่ 4 การจัดทำเป็น "คำบรรยายลักษณะงาน" (Job Description) หลังจากที่ได้รวบรวมข้อมูลมาแล้ว จะต้องนำมาจัดระเบียบเรียบเรียงขึ้นมาเป็นคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description)
                  ขั้นที่ 5 การแปลงความเป็นรายละเอียดคุณสมบัติของคุณ (Job Specification) เป็นข้อความสำคัญที่บอกถึงคุณสมบัติของบุคคลลักษณะท่าทาง ความชำนาญ ตลอดจนคุณสมบัติพื้นฐานอื่นที่จำเป็น เพื่อที่จะทำให้งานนั้นๆ เสร็จสิ้นลง

-  ข้อมูลที่ใช้ในการวิเคราะห์งาน

                1. กิจกรรมของงาน เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลจากการปฏิบัติงานจริง กิจกรรมจะชี้ให้เห็นว่าพนักงานจะปฏิบัติงานเหล่านั้นได้อย่างไร
                 2. พฤติกรรมของบุคคล เป็นข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมของบุคคล เช่น ความรู้สึก การสื่อสาร การตัดสินใจ
                 3. เครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์และเครื่องช่วยสนับสนุนการทำงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการผลิตผลิตภัณฑ์ กระบวนการจัดการวัสดุ การประยุกต์ใช้ การบริหาร
                 4. มาตรฐานการปฏิบัติงาน เป็นข้อมูลที่รวบรวมจากการปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐาน เช่น มาตรฐานด้านปริมาณ คุณภาพ หรือความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน
                 5. เนื้อหาของงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เช่น สภาพการทำงานด้านกายภาพ ตารางการทำงาน สภาพของสังคมในองค์กรและแรงจูงใจในการทำงาน
                 6. ความต้องการบุคลากร เป็นข้อมูลที่ชี้ให้เห็นถึงความต้องการบุคลากรในการปฏิบัติงาน เช่น งาน

ที่เกี่ยวข้องกับความรู้ หรือทักษะ ที่เกิดจากการศึกษา การฝึกอบรม ประสบการณ์ในการทำงาน และคุณลักษณะของบุคคล

-  วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลการวิเคราะห์งาน

                       1. การสัมภาษณ์ เป็นวิธีรวบรวมข้อมูลโดยผู้สัมภาษณ์ใช้วิธีตั้งคำถามกับผู้ตอบ
                       2. การตอบแบบสอบถาม การที่พนักงานกรอกแบบสอบถามเพื่อบรรยายลักษณะงานที่สัมพันธ์กับหน้าที่และความรับผิดชอบ
                       3. การสังเกต เป็นวิธีการที่เหมาะสมกับงานที่มีกิจกรรมทางกายภาพที่สามารถมองเห็นได้ชัดเจน การสังเกตไม่เหมาะสมกับงานที่ไม่สามารถมองเห็นการกระทำได้อย่างชัดเจน ได้แก่ กิจกรรมที่ต้องใช้ความคิด
                       4. การบันทึกประจำวัน เป็นรายการประจำวันเกี่ยวกับกิจกรรมของผู้ปฏิบัติงานตามช่วงเวลาต่างๆ เพื่อให้เดความเข้าใจในงาน โดยให้พนักงานจดบันทึกประจำวัน หรือรายการที่พนักงานปฏิบัติระหว่างวันในทุกกิจกรรมที่มีส่วนร่วม

-   การจำแนกตำแหน่ง (Job Description) 

          หมายถึง การบรรยายลักษณะงานแต่ละงาน เพื่อให้พนักงานทราบว่าตนมีหน้าที่ บทบาท และความรับผิดชอบอย่างไรในองค์การ

การจำแนกตำแหน่ง (Job description) ประกอบด้วยสาระสำคัญ 3 ส่วน คือ
               1. ข้อความที่เกี่ยวกับชื่อของงาน (Job identification) ซึ่งหมายถึงส่วนที่เกี่ยวข้องกับชื่อของงาน และข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องกับการระบุลักษณะซึ่งจะช่วยให้เห็นถึงความแตกต่างจากงานอื่นๆ ในองค์การ
               2. สรุปงาน (Job Summary) หมายถึง การสรุปเกี่ยวกับงานด้วยข้อความที่ย่นย่อ แต่มีข้อความที่พอเพียงในการช่วยให้ทราบและชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างของหน้าที่งาน (duties) ที่ต้องทำของงานนั้นๆที่ต่างจากหน้าที่งานของงานอื่นๆ
               3. หน้าที่งาน (Job duties) หมายถึง ส่วนของหน้าที่งานสำคัญและความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานการวางแผนทรัพยากรมนุษย์(Human Resource Planning) การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คือ กระบวนการคาดการณ์ความต้องการของทรัพยากรมนุษย์ขององค์การเป็นการล่วงหน้า ว่าต้องการบุคคลประเภทใด ระดับใด จำนวนเท่าใด และต้องการเมื่อใด (the right people the right place, at the right time) และกำหนดวิธีการที่จะได้มาซึ่งทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องการ ว่าจะได้มาจากไหน อย่างไร ตลอดจนการกำหนดนโยบายและระเบียบปฏิบัติต่างๆ เพื่อที่จะใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ให้ได้ประโยชน์สูงสุด

-  การนำผลการวิเคราะห์งานไปใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

           *  Recruiting and selection การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร การวิเคราะห์งานทำให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่เหมาะสมกับลักษณะงานและคุณสมบัติของผู้สมัครงานเพื่อใช้ในกระบวนการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
         *  Performance appraisal การประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นกระบวนการประเมินพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน โดยเปรียบเทียบจากมาตรฐานที่กำหนดไว้ เช่น การบันทึกการปฏิบัติงานและการแจ้งผลเพื่อปรับปรุงแก้ไข
         * Compensation การจ่ายผลตอบแทน ข้อมูลในการวิเคราะห์งานมีความจำเป็นสำหรับการประเมินค่าและกำหนดค่าตอบแทน เพราะว่าค่าตอบแทน เช่นเงินเดือน จะขึ้นอยู่กับทักษะ ระดับการศึกษา ระดับความรับผิดชอบและคุณสมบัติอื่นๆ

        * Training requirement ความต้องการในการฝึกอบรม ข้อมูลการวิเคราะห์งานสามารถใช้เพื่อการวางรูปแบบการฝึกอบรม และวางแผนเพื่อพัฒนาการทำงาน เพราะผลการวิเคราะห์และคำบรรยายลักษณะงาน จะแสดงให้เห็นถึงทักษะที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน จึงจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับความรู้ในตำแหน่งนั้น
        * Human Resource planning การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การวิเคราะห์งานจะช่วยในการกำหนดจำนวนงานและคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานเหล่านี้ ตลอดจนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์สำหรับงานแต่ละอย่างให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร

-  ตัวอย่างการบรรยายลักษณะงาน( job descriptions )

                    การเขียนคำบรรยายลักษณะงาน มีรายการดังนี้

             1. การจำแนกงาน กำหนดลักษณะต่างๆ ได้แก่ชื่องาน สถานภาพของงาน รหัสงาน วันที่ ผู้เขียน ผู้เห็นชอบ ฝ่าย/แผนก ชื่อของหัวหน้างาน เกรด/ระดับ ช่วงการจ่าย

              2.การสรุปงานเป็นการบรรยายลักษณะทั่วๆไปของการทำงาน

              3. ความสัมพันธ์กัน แสดงถึงความสัมพันธ์ของผู้เป็นเจ้าของตำแหน่งงานกับบุคคลอื่นๆ

              4. ความรับผิดชอบหน้าที่ แสดงรายละเอียดของงานที่รับผิดชอบแหน้าที่ที่เป็นจริง

              5. อำนาจหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงาน หมายถึงข้อจำกัดของอำนาจหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงานและอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจ

              6. มาตรฐานการปฏิบัติงาน อธิบายลักษณะงานที่เป็นมาตรฐานที่พนักงานจะต้องปฏิบัติให้ประสบความสำเร็จตามหน้าที่และความรับผิดชอบที่สำคัญ

             7. สภาพการทำงานและสภาพแวดล้อมทางกายภาพ 

-   ตัวอย่างการกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน(job specifications )

            การเขียนคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน เป็นการกำหนดรายละเอียดคุณสมบัติของพนักงาน ซึ่งจะ

จัดทำขึ้นหลังจากทำคำบรรยายลักษณะงานแล้ว โดยระบุถึงคุณสมบัติประจำตำแหน่ง คุณสมบัติของ
ผู้ปฏิบัติงาน เพื่อใช้ในการสรรหาบุคลากรและคุณภาพในตัวบุคลากรที่ควรได้รับการทดสอบ
             1.ข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับพนักงานที่เคยได้รับการฝึกหัดเปรียบเทียบกับพนักงานที่ไม่ได้รับการฝึกหัด การเขียนคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานที่เคยได้รับการฝึกหัดควรเขียนอย่างตรงไปตรงมา
              2.การพิจารณาคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานโดยถือเกณฑ์วิจารณญาณ อาจใช้วิธีสอบถามเกี่ยวกับการศึกษา ระดับสติปัญญา ประสบการณ์
               3.การวิเคราะห์คุณสมบัติโดยถือเกณฑ์ทางสถิติ เป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะใช้สำหรับการป้องกันความผิดพลาด แต่ก็มีความยุ่งยากอยู่บ้าง